Что мы знаем об МЧД (Машиночитаемая доверенность) и почему она становится незаменимым инструментом

В 2022 году законодательно было введено понятие машиночитаемых доверенностей (МЧД) для подтверждения полномочий в электронном виде. В марте текущего, 2024 года были внесены некоторые корректировки, которые повлияют на работу в дальнейшем. Именно об этом и будет наша сегодняшняя статья, в которой раскроем все важные вопросы по работе с МЧД.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог бумажной доверенности на подписание документов в электронном виде. Файл доверенности содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице, а также его полномочия. Машиночитаемая доверенность (МЧД) подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя.
С помощью МЧД сотрудники организации могут подписывать электронные документы от лица руководителя компании. Например, для сдачи отчётности в контролирующие органы.

Применение МЧД позволяет подтверждать полномочия представителя. В совокупности машиночитаемая доверенность (МЧД) и КЭП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени компании. С их помощью работник может:

• сдавать отчетность в государственные органы — налоговая, СФР;
• работать на государственных порталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»;
• вести электронный документооборот с контрагентами;
• подписывать договоры;
• заверять любые другие документы, как и с обычной бумажной доверенностью от руководителя организации.

Начиная с 1 сентября 2023 года, уполномоченным представителям ЮЛ можно получить только квалифицированную ЭП физического лица без реквизитов юрлица. С 1 сентября 2024 года при использовании ЭП ФЛ в интересах ЮЛ или ИП использование документа МЧД станет обязательным.

Принципы работы МЧД:
Руководитель или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого руководитель подписывает МЧД своей электронной подписью — ЭП физлица не подойдет. Подписанная доверенность отправляется на хранение в распределенный реестр ФНС и информационную систему.
МЧД может храниться в разных системах. Все зависит от того, где директор подписал доверенности, куда их будут передавать и, как настроена работа в организации.

Хранить доверенности можно в распределенном реестре ФНС — самом большом хранилище МЧД — или в информационных системах:

• операторов ЭДО;
• федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и других);
• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
• головного удостоверяющего центра (ЕСИА);
• аккредитованных доверенных третьих сторон.

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

1. Отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
2. Указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер и узнает необходимые данные. Чтобы пользоваться этим способом, информационная система компании должна уметь обращаться к общей базе.

Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Преимущества работы с МЧД:

• Безопасность
• Полномочия сотрудников при выдаче машиночитаемой доверенности (МЧД)подтверждает только руководитель компании, подписывая машиночитаемый документ своей КЭП. Руководитель или уполномоченный сотрудник организации может сам отозвать выданную МЧД, например, если сотрудник уволился. Так, всеполномочия находятся под вашим контролем.
• Без посещения ФНС
• Машиночитаемый формат доверенности позволяет передавать отчетность в любую инспекцию онлайн.
• Практичность
• Машиночитаемая доверенность (МЧД) может храниться в различных системах и подходит для различных порталов.

Для работы подходят информационные системы:

• Операторов электронного документооборота
• Федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и т.д.)
• Аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
• Головной удостоверяющий центр.

Способы создания МЧД:

1. Сервис ФНС-подходит не для всего, трудозатратный процесс.
2. Самостоятельно-трудоемкий процесс, сложно справиться самостоятельно.
3. С помощью специалистов нашей компании.

Мы не только выпустим сертификат КЭП на руководителя или индивидуального предпринимателя в нашем УЦ Основание (АО «Аналитический Центр»), но и предоставим сертификат КЭП на физическое лицо – представителя по доверенности. Сформируем машиночитаемую доверенность в быстрые сроки,а так же поможем подписать машиночитаемую доверенность КЭП руководителя или индивидуального предпринимателя и отправить на регистрацию .

Кроме этого, поможем настроить отправку отчетности с МЧД в системе сдачи электронной отчетности. То есть возьмем на себя все заботы и непонятные моменты в работе с МЧД и КЭП. Вам не придется
тратить время на изучение законодательства, нюансов заполнения и регистрацию доверенностей. Весь этот сложный путь мы пройдем вместе с вами: оформим, заполним, получим, настроим и научим вас использовать МЧД. Не тратьте время на мелочи, осложняющие вашу жизнь и ваш бизнес-воспользуйтесь услугами наших специалистов.